在日常办公中，很多人经历过这样的场景：项目启动会上，大家对着各自的PPT讲逻辑，结果发现结构完全不同；写方案时，每个人都按自己的习惯来，领导看完直摇头。问题出在哪？不是能力不行，而是缺少一个统一的“骨架”——也就是我们说的框架文档。
什么是框架文档？
简单说，框架文档就是一个预先设计好的内容结构模板。比如做市场方案，可以固定包含“背景分析、目标设定、策略拆解、执行计划、预算分配”这几个模块。每个人填内容就行，不用从零开始搭架子。
为什么需要共享？
一个人用框架是提升效率，一群人用才是协同增效。当整个团队都基于同一套结构工作，信息对齐成本会大幅降低。新人接手项目时，打开文档就知道该往哪儿看；跨部门沟通时，对方一眼能抓住重点。
某互联网公司产品部就吃过亏。两个小组并行推进相似功能，各自写了详细文档，合并时才发现重复劳动占了六成。后来他们建了个共享知识库，所有方案必须基于标准框架提交，类似项目直接复用模块，省下大量返工时间。
怎么实现有效共享？
光有模板不够，得让所有人方便拿到、愿意使用。建议放在团队常用的协作平台首页置顶，比如飞书文档或钉钉知识库，命名清晰如“【通用】产品需求文档框架v2”。每次更新版本，在群里简单同步改动点即可。
还可以设置轻量检查机制。比如周报提交前，先由助理快速核对是否符合标准结构，发现问题即时提醒。久而久之，大家自然养成习惯。
举个实际例子
销售团队常用的客户汇报框架可能是这样：
<!-- 客户进展汇报框架 -->\n<h2>一、近期互动记录</h2>\n<p>时间、形式、参与人、关键对话点</p>\n\n<h2>二、客户需求更新</h2>\n<p>显性需求、潜在痛点、优先级判断</p>\n\n<h2>三、下一步动作</h2>\n<p>我方计划、需客户配合事项、时间节点</p>新员工照着填，老员工也能快速抓重点，开会时直接调用共享文档投影讲解，效率明显提升。
别忽视小细节
框架太复杂没人用，太简单又起不到作用。最好定期收集反馈，删减冗余项，补充高频新增模块。比如财务同事反映每次都要手动加“审批流程图”，那就干脆内置到模板里。
另外，权限管理要合理。框架文档设为“仅可查看复制”，避免被误改；具体项目文档则开放编辑权限给相关成员。
真正的高效协作，不靠临时救火，而靠平时把路铺好。一套共用的框架文档，就是团队行走的脚手架。